P 001 : Mengenal Web Perpustakaan Dengan CMS Slims

Senayan Library Management System (SLiMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) dengan sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web ini dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git.

Di pertengahan tahun 2006 kala itu, para pengelola Perpustakaan Departemen Pendidikan Nasional di Jakarta tengah mengalami kebingungan dikarenakan program manajemen perpustakaan Alice habis masa pakainya. Alice adalah perangkat lunak buatan Softlink sumbangan Pusat Kebudayaan Inggris, British Council yang telah selama bertahun-tahun menjadi andalan layanan BC di Indonesia. Pengelola BC Indonesia kemudian berinisiatif untuk menghibahkan pengelolaan aset perpustakaanya ke tangan institusi pemerintah. Dalam hal ini, institusi pemerintah yang dianggap sesuai bidangnya dan strategis tempatnya, adalah Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Yang dihibahkan tidak hanya koleksi, tetapi juga rak koleksi, hardware (server dan workstation) serta sistem termasuk untuk aplikasi manajemen administrasi perpustakaan (Alice).

Seiring dengan berjalannya waktu, manajemen Perpustakaan Depdiknas mulai menghadapi beberapa kendala dalam penggunaan sistem Alice. Pertama, keterbatasan dalam menambahkan fitur-fitur baru. Antara lain: kebutuhan manajemen serial, mengonlinekan katalog di web dan kustomisasi report yang sering berubah-ubah kebutuhannya. Penambahan fitur jika harus meminta modul resmi dari developer Alice, berarti membutuhkan dana tambahan yang tidak kecil. Apalagi tidak ada distributor resminya di Indonesia sehingga harus mengharapkan support dari Inggris.

Fitur Senayan

Sebagai sebuah Sistem Automasi Perpustakaan yang terintergrasi, modul-modul yang telah terdapat di SENAYAN adalah sebagai berikut:

1. Modul Pengatalogan (Cataloging Module)

Compliance dengan standar AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules).
Fitur untuk membuat, mengedit, dan menghapus data bibliografi sesuai dengan standar deskripsi bibliografi AACR2 level ke dua. Mendukung pengelolaan koleksi dalam berbagai macam format seperti monograph, terbitan berseri, audio visual, dsb. Mendukung penyimpanan data bibliografi dari situs di Internet. Mendukung penggunaan Barcode. Manajemen item koleksi untuk dokumen dengan banyak kopi dan format yang berbeda. Mendukung format XML untuk pertukaran data dengan menggunakan standar metadata MODS (Metadata Object Description Schema). Pencetakan Barcode item/kopi koleksi Built-in. Pencetakan Label Punggung koleksi Built-in. Pengambilan data katalog melalui protokol Z3950 ke database koleksi Library of Congress. Pengelolaan koleksi yang hilang, dalam perbaikan, dan rusak serta pencatatan statusnya untuk dilakukan pergantian/perbaikan terhadap koleksi. Daftar kendali untuk pengarang (baik pengarang orang, badan/lembaga, dan pertemuan) sebagai standar konsistensi penulisan Pengaturan hak akses pengelolaan data bibliografi hanya untuk staf yang berhak.

2. Modul Penelusuran (OPAC/Online Public Access catalog Module)

Pencarian Sederhana.
Pencarian tingkat lanjut (Advanced). Dukungan penggunaan Boolean’s Logic dan implementasi CQL (Common Query Language). OPAC Web Services berbasis XML. Mendukung akses OPAC melalui peralatan portabel (mobile device). Menampilkan informasi lengkap tetang status koleksi di perpustakaan, tanggal pengembalian, dan pemesanan item/koleksi. Detil informasi juga menampilkan gambar sampul buku, lampiran dalam format elektronik yang tersedia (jika ada) serta fasilitas menampilkan koleksi audio dan visual. Menyediakan hyperlink tambahan untuk pencarian lanjutan berdasarkan penulis, dan subjek.

3. Modul Sirkulasi (Circulation Module)

Mampu memproses peminjaman dan pengembalian koleksi secara efisien, efektif dan aman.
Mendukung fitur reservasi koleksi yang sedang dipinjam, termasuk reminder/pemberitahuan-nya. Mendukung fitur manajemen denda. Dilengkapi fleksibilitas untuk pemakai membayar denda secara cicilan. Mendukung fitur reminder untuk berbagai keperluan seperti melakukan black list terhadap pemakai yang bermasalah atau habis keanggotaannya. Mendukung fitur pengkalenderan (calendaring) untuk diintegrasikan dengan penghitungan masa peminjaman, denda, dan lain-lain. Memungkinkan penentuan hari-hari libur non-standar yang spesifik. Dukungan terhadap ragam jenis tipe pemakai dengan masa pinjam beragam untuk berbagai jenis keanggotaan. Menyimpan histori peminjaman anggota. Mendukung pembuatan peraturan peminjaman yang sangat rinci dengan mengkombinasikan parameter keanggotaan, jenis koleksi, dan gmd selain aturan peminjaman standar berdasarkan jenis keanggotaan Modul Manajemen Keanggotaan (Membership Management Module) Memungkinkan beragam tipe pemakai dengan ragam jenis kategori peminjaman, ragam jenis keanggotaan dan pembedaan setiap layanan sirkulasi dalam jumlah koleksi serta lama peminjaman untuk jenis koleksi untuk setiap jenis/kategori. Dukungan terhadap input menggunakan barcode reader. Memungkinkan untuk menyimpan informasi preferensi pemakai atau subject interest. Memungkinkan untuk menyimpan informasi tambahan untuk keperluan reminder pada saat transaksi. Memungkinkan menyimpan informasi detail pemakai yang lebih lengkap. Pencarian informasi anggota minimal berdasarkan nomor dan nama anggota. Pembuatan kartu anggota yang dilengkapi dengan barcode untuk transaksi peminjaman.

4. Modul Inventarisasi Koleksi (Stocktaking Module)

Proses inventarisasi koleksi bisa dilakukan secara bertahap dan parsial tanpa harus menutup layanan perpustakaan secara keseluruhan.
Proses inventarisasi bisa dilakukan secara efisien dan efektif. Terdapat pilihan untuk menghapus data secara otomatis pada saat akhir proses inventarisasi terhadap koleksi yang dianggap hilang.

5. Modul Statistik/Pelaporan (Report Module)

Meliputi pelaporan untuk semua modul-modul yang tersedia di Senayan.
Laporan Judul. Laporan Items/Kopi koleksi. Laporan Keanggotaan. Laporan jumlah koleksi berdasarkan klasifikasi. Laporan Keterlambatan. Berbagai macam statistik seperti statistik koleksi, peminjaman, keanggotaan, keterpakaian koleksi. Tampilan laporan yang sudah didesain printer-friendly, sehingga memudahkan untuk dicetak. Filter data yang lengkap untuk setiap laporan. API untuk pelaporan yang relatif mudah dipelajari untuk membuat custom report baru.

6. Modul Manajemen Terbitan Berseri (Serial Control)

Manajemen data langganan.
Manajemen data Kardex. Manajemen tracking data terbitan yang akan terbit dan yang sudah ada. Memungkinkan tracking data terbitan berseri yang jadwal terbitnya tidak teratur (pengaturan yang fleksibel).

Sumber : www.slims.web.id